2019’da bir çalışanının günde ortalama 126 e-posta göndermesi ve alması bekleniyordu. Bu sayı, 2020’de iş gücünün çoğunluğunun salgın nedeniyle tam zamanlı olarak uzaktan çalışmaya başlamasıyla oldukça arttı. Ortalama bir ofis çalışanının günde 2,5 saatini, çoğu işleriyle ilgili olmayan ortalama 200 e-postayı okuyup yanıtlayarak geçirdiğini gösteren bir araştırma, gelen kutumuzdaki birçok e-postanın çok büyük bir zaman kaybı olduğu ve üretkenliğimizi düşürdüğü oldukça açıktır.
Birçoğumuz ofis ortamında olmadığımız için toplantı ayarlamak ve geri bildirim/güncelleme sağlamak için çoğunlukla e-postalara güvendiğimiz için, evden çalışırken e-postalarımızı nasıl verimli bir şekilde yönetebilir ve üretkenliği nasıl optimize edebiliriz konusunda yapabileceklerimize baktık.
Verimlilik uzmanı ve Boomerang’ın kurucu ortağı Aye Moah ile uzaktan çalışanlar için üretkenliği optimize etmeye yönelik en iyi ipuçlarını aşağıda derledik.
Toplantıları planlamak için zaman ve e-posta harcamayın.
Sürekli değişen duruma uyum sağlamak için bir toplantı planlamanın ortalama olarak sekiz e-posta aldığını biliyor muydunuz? Moah, bu modası geçmiş yönteme güvenmeyi bırakmamız ve gerçek zamanlı olarak müsaitliğimize göre toplantı saatleri önererek zor işi yapmak için akıllı araçlara güvenmeye başlamamız gerektiğini söylüyor.
Örneğin, takvimimizi ekip arkadaşlarımıza açık hale getirerek uygunluk durumumuzu herkesin görmesini sağlayabilir. Şirket içi mesajlaşma iletişim araçlarıyla toplantı oluşturma sürecini hızlandırabiliriz.
Gelen kutunuzun kontrolünü elinize alın.
Gelen kutusu tuzağına düşmek ve yapılacaklar listenizi gözden kaçırmak kolaydır. Bunu önlemek için Moah, önemli toplantılar, son tarihler için hatırlatıcılar ayarlamanızı ve hemen ilgilenilmesi gerekmeyen mesajları arşivlemenizi önerir. Bu mailler için kural oluşturarak, her gün gelen sistemsel maillerin ve raporların farklı bir klasörde toparlanmasını sağlayabilirsiniz. Böylelikle siz önceliklendirme yapmadan sistem bunu otomatik olarak sizin yerinize yapmış olur.
“Gelen kutum, halletmem gereken her şeyi takip ederek benim için çalışıyor. Görmem gereken mesajları görmem gerektiğinde bana geri getiren e-posta üretkenliği araçlarını kullanıyorum” diyor. “Ayrıca gelen kutumu duraklatmanın ve diğer kişinin benden ne zaman yanıt bekleyebileceklerini bilmesini sağlamak için bir otomatik yanıtlayıcı kullanmanın büyük bir hayranıyım.”
Kendiniz için bir takvim toplantısı oluşturun.
Düzenli kalmanın ve yapılacaklar listenizin başında kalmanın en iyi yollarından biri, mümkün olduğunca önceden plan yapmaktır. Moah, e-postanızı kontrol etmek ve bir sonraki iş gününe hazır olduğunuzdan emin olmak için her günün sonunda kendinize zaman ayıran bir plan ayarlamanızı önerir. Bu teknik, özellikle hızlı bir bakışın yapılması gereken her şeyi belirlemeye ve öncelik sırasına koymaya yardımcı olacağı günlük bir görev listesi tutuyorsanız etkilidir.
Moah, “Evde yürümeye başlayan bir çocuk ve yeni doğmuş bir bebek ve çalışmasına yardımcı olacak bir şirket varken, işlerin yolundan çıkması kolay olabilir. Benim için işe yarayan çözüm, kendim için 10 dakikalık bir takvim toplantısı oluşturmak” diyor. “Bu zamanı her akşam e-postamı kontrol etmek, ertesi gün için programımı ayarlamak, görev listemi güncellemek ve dikkatimi gerektiren acil herhangi bir şeyi tekrar gözden geçirmek için kullanıyorum.”
Bu üç altın kuralı uygulamak, ister evden çalışma telaşında olun, ister sadece iş gününüzü daha iyi hale getirmenin yollarını bulmaya çalışıyor olun, üretkenliği artırmanıza ve zamanınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olacaktır. Sonuç olarak, gelen kutularımızın ve takvimlerimizin insafına kalmış çalışmayı bırakmanın ve onları bizim için çalıştıran araçları uygulamaya başlamanın zamanı geldi.
