Doğru zaman yönetimini anlamak için öncelikle Parkinson Yasası nedir, bir bakalım. Bu terimin kökeni 1955 yılına dayanmaktadır. Her işin bitirilmesi için kendisine ayrılan sürenin tamamını kapsayacak şekilde uzamasıdır. Diğer bir deyişle, yapmayı planladığınız işin, gerekli olmasa bile ona ayırdığınız süre kadar genişlemesi anlamına gelir. Örneğin, bir proje için size 3 haftalık bir süre verildi ve siz ilk hafta projeyi bitirdiniz ve 2. hafta gözden geçirdiniz. Son hafta da bazı değişiklikler yapmaya karar verdiniz ve sonuç olarak size verilen 3 haftayı sonuna kadar kullandınız. Peki size o proje için 1 hafta verilseydi ne olurdu?
Yapılacak işi yerine getirmek için kişiye ekstra bir zaman verildiğinde, kişiler aslında ihtiyaçları olmayan bu zamanı bir avantaj olarak algılarlar. Ancak üzerinde düşünülmesi gereken nokta şudur ki, sürenin artması işin kalitesinin artmasını sağlamaz. Üstelik o işe gerekenden fazla zaman ayırarak, sonraki zamanlarda artık o işe hep aynı zamanın ayrılması gerekir. İşi ne kadar basitleştirirseniz de bazı detayları çıkarsanız da işe ayrılan süre yine o kadar olur.
Yapılan bazı araştırmalarda insanların bir görev söz konusu olduğunda, “Bu işi tamamlamak için ne kadar zamana ihtiyacım var?” yerine, “Bunu tamamlamak için ne kadar zamanım var?” şeklinde düşündüklerini ortaya koymuştur. Verimliliği ve zaman yönetimini olumsuz etkileyen aslında ikinci sorudur. İşin gerektirdiği süre, gerçekçi ihtiyacı belirler. Bu anlamda da Parkinson Yasası’nı anlamak daha üretken olmamızı sağlar.
Parkinson Yasası ile nasıl daha üretken olabiliriz?
Öncelikle yapılması gereken işi ya da görevi tamamlamak için ihtiyaç duyulan süre gerçekçi bir biçimde belirlenmelidir.
- Kendinize işi bitirmek için ne kadar zamanınız olduğunu değil, ne kadar zamana ihtiyaç duyduğunuzu sorun ve bu sürede bitirmeye çalışın.
- Gündemimizde öne çıkan konular aslında en çok zamanınızı çalan konulardır. Daha çok ilgi ve önem gerektiren iş veya konular için ciddi ve kesin bir davranış modeli belirlenmelidir. Zaman bu şekilde daha verimli kullanılmalıdır.
- Suni zaman kısıtlamaları koyun. Kısa süreli işler için maximum 45 dakika gibi. Suni zaman kısıtlamaları verimliliği arttırmaktadır.
- Eğer kendinize verdiğiniz sürenin yetmeyeceğini düşünürseniz; motivasyonunuzu düşürmeden, süreyi etkili kullanarak tam zamanında bitirmeye odaklanın. 45 değil de 50 dakikada bitirirseniz sonraki süreçte kendinize maximum 50 dakika verin ve bu zamanı aşmayın.
- Şayet verdiğiniz zaman dilimi fazla gelir ise o zaman da yine motivasyonunuzu bozmadan erken bitirme hedefinizi gerçekleştirin.
- Çalışmalarınızı alt görevlere bölüp bir zaman çizelgesi hazırlayarak işinizi daha kısa sürede ve aynı verimlilikte bitirebilirsiniz.
Parkinson yasası her zaman, ‘zaman’ ile ilgili bir yasa değildir. Her türlü kaynak için de bu yasayı kullanabilirsiniz.
Örnek vermek gerekirse; gelir arttığında gider de artar veya ev ne kadar büyük olursa eşyalar da o oranda artar şeklindeki durumlar için de geçerlidir. Bu tuzaktan kurtulmak için yapacağınız şey, doğru dengede olup olmadığınızı sorgulamaktır.
Dikkat edilmesi gereken, bir işe ya da kaynağa ne kadar zaman (veya diğer kaynaklar) ayıracağınızı belirlerken, işin kalitesinden ödün vermenize ve gereksiz zaman harcamanıza neden olmayacak şekilde dengeyi korumaktır.
İşinizi ya da kaynaklarınızı, etkili bir zaman yönetimi ile bir üst seviyeye taşıyarak hayallerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Yeni yılda hayatınızda güzel değişiklikler yaratmak için bu basit tekniği denemenizi öneririm.
